Jak pokonać strach przed spotkaniami online

Fear of speaking

Jak pokonać strach przed spotkaniami online

Jak się czujesz podczas spotkań twarzą w twarz z nowymi klientami? Lekki dreszczyk niepewności, czy wywrzesz dobre wrażenie i szybki rzut oka, czy Twój krawat dobrze się prezentuje – normalny dzień w pracy. Ale przyszła ona – praca zdalna, a z nią zmora wielu pracowników, czyli wideokonferencja. Jak masz się przełamać, by mówić do kamery, nie widząc całych postaci rozmówców i jednocześnie robić wszystko, by dobrze wypaść? Pandemia wywróciła bezpieczny i dobrze Ci znany świat zwykłych spotkań do góry nogami. Rozmowy biznesowe, czy prowadzenie firmy przez łącza internetowe, które jeszcze do niedawna wydawało się niemal niemożliwe, teraz stało się normą. Jak radzić sobie pracując w wirtualnym biurze? I jak pokonać strach przed spotkaniami online?

Z kamerą wśród pracowników

Przeniesienie kontaktów biznesowych na platformy komunikacyjne spowodowało, że doszła cała kolekcja zmartwień wynikających z naszej obecności w małym okienku smartfona czy laptopa. „Czy powinienem patrzeć bezpośrednio w kamerę, czy na twarze na ekranie? Czy moja fryzura jest w porządku? Czy oni w ogóle mnie słuchają?”

Większość z nas ma podobne doświadczenia z pierwszymi spotkaniami na platformach typu Zoom, Google Meet czy Teams. Pewnie nie raz po przełamaniu pierwszych lodów, gdy stres już nieco opadł, a ciśnienie się unormowało, nagle okazywało się, że uczestnicy szkolenia wcale nie machali, by Cię pozdrowić. Oni próbowali dać znać, że przez cały czas byłeś wyciszony… Walka z technologią, która lubi żyć własnym życiem to tylko jedna strona pracy zdalnej, potrzeba bycia profesjonalnym, rzeczowym i komunikatywnym to o wiele większe wyzwanie.

COVID-19 zmienił organizację pracy w wielu firmach, a wideokonferencje stały się popularną formą komunikacji. Co ciekawe, ten sposób komunikowania się zdał egzamin czasu i miejsca, dlatego nadal tak chętnie jest wykorzystywany w wielu organizacjach. Możliwość komunikacji na odległość w wielu miejscach pracy oznacza możliwość organizowania większej liczby wirtualnych spotkań. Wygląda więc na to, że spotkania online zostaną z nami na zawsze jako stały element pracy zawodowej w wielu profesjach.

Gdy zaczynałam pracę z klientami, spotkania online nie były jeszcze znane. Jednak już wtedy kontaktowałam się z klientami na odległość, w czym bardzo pomogło mi przygotowanie swoistej ściągi, zestawu najczęściej używanych sformułowań i wyrażeń, które stanowiły szkielet każdej rozmowy. Przygotowałam podobne zestawienie uwzględniające nowoczesne formy komunikacji na odległość, aby było Ci łatwiej poprowadzić rozmowę na Zoomie czy Google Meets.

 

TUTAJ POBIERZ

 

Wydrukuj je sobie i powtarzaj, ćwicząc głośno. Powieś sobie tę listę w widocznym miejscu, aby mieć ją pod ręką, gdy będzie Ci potrzebna.

Dlaczego spotkania online budzą niepokój?

Mówiąc najprościej, w czasie spotkania przez internet czujemy się tak, jakbyśmy występowali w świetle reflektorów. Musimy mocno się skupić, zebrać w sobie, aby dać z siebie wszystko i kontrolować wiele elementów spotkania naraz. Dajemy sporo energii, choć w zamian nie otrzymujemy jej zbyt wiele (w końcu głównie mówimy do kwadratów na ekranie). Taka sytuacja może być trudna dla osób mniej obytych z występowaniem publicznym, szczególnie jeśli są do tego introwertykami. To wszystko może zwiększyć niepokój i spotęgować napięcie.

Lęk przed Zoomem (Zoom anxiety)

Lęk przed Zoomem (Zoom dysmorfofobia) to nowe zjawisko, które zaobserwowali naukowcy już po kilku tygodniach po przejściu na pracę zdalną. Jak się okazało, lęk przed Zoomem pokrywa się z tym, co nazywają zmęczeniem Zoomem (Zoom anxiety). Jest to poczucie silnego wyczerpania po spotkaniu online. Co ciekawe, niepokój i zmęczenie Zoomem są głównie powiązane z sygnałami niewerbalnymi, jakie otrzymujemy w czasie takiego spotkania. To dlatego, że dotyka nas większe obciążenie poznawcze. Mamy wtedy potrzebę wysyłania i odbierania większej liczby sygnałów społecznych (gesty, ruch ciała, wyraz twarzy), które prezentują się inaczej niż w czasie spotkań face to face. Wiele osób nie było przygotowanych do takiej formy komunikacji i nie mając doświadczenia, odczuwały, bądź nadal odczuwają, dyskomfort podczas wideokonferencji.

Wiele lat przed pandemią przeprowadzono ciekawe badanie wśród studentów. Polecono im zaprezentowanie tej samej wypowiedzi w dwóch różnych sytuacjach: przed publicznością na żywo oraz na spotkaniu online. Studenci spodziewali się, że będą bardziej zdenerwowani, gdy będą mówić do innych osób „na żywo”. Okazało się, że się mylili. Monitorowane podczas badania tętno występujących studentów było identyczne w obu sytuacjach. Oznacza to, że nie traktujemy monitora komputera czy ekranu smartfona jako czegoś, za czym możemy się ukryć.

Zwykle boimy się tego, czego nie znamy. Jednak uczestnictwa w spotkaniu online, a nawet zabierania głosu podczas niego, czy prowadzenia szkoleń, można się nauczyć. Występowanie przed ludźmi to taka sama umiejętność jak pisanie, czy jazda na rowerze. Wystarczy dobry trening. Jeśli mimo wszystko uważasz, że umiejętność mówienia do ludzi nie jest Ci potrzebna, pomyśl o wszystkich sytuacjach, w których mógłbyś coś załatwić, gdybyś wiedział, jak skutecznie się porozumiewać.

Przeczytaj o tej i innych korzyściach z umiejętności przemawiania publicznego.

Czy trudno Ci zabrać głos podczas wirtualnych spotkań?

 

Jeśli tak jest, to wiedz, że ten problem dotyczy nie tylko Ciebie. Połączenie świata zawodowego (realnego) ze światem wirtualnym (dotąd uznawanym za nierealny) to spore wyzwanie dla wielu osób. A co najważniejsze, trzeba pogodzić te dwa światy tak, aby móc wyciągnąć z nich to, co Tobie pomoże zapewnić rozwój zawodowy, a Twojej firmie rosnąć. Spotkania biznesowe to ważny element pracy, w którym możesz pokazać, na co Cię stać i podzielić się swoimi pomysłami poza swoim miejscem pracy czy działalności. Dlatego warto, abyś ujarzmił ten strach i skorzystał z wszystkich zalet, jakie dają spotkania przed kamerami.

Aktywne uczestnictwo w spotkaniach online może być onieśmielające

Może to wynikać z różnych doświadczeń, przekonań i oczekiwań:

1) Podczas spotkania online możesz mieć trudności w odczytywaniu różnych sygnałów niewerbalnych

W czasie spotkania bezpośredniego łatwiej jest Ci ustalić, czego oczekują Twoi rozmówcy. Szybko orientujesz się, kiedy ktoś oczekuje od Ciebie wyrażenia opinii, czy komentarza — wystarczy, że rozmówca pochyli się w Twoją stronę, gestem poprosi o odpowiedź, uśmiechnie się, czy zmruży oczy. Zauważenie tych sygnałów na ekranie jest trudne, a podczas spotkania online z dużą liczbą uczestników staje się wręcz niemożliwe.

2) Boisz się, że się wygłupisz

Na spotkaniach bezpośrednich w pracy pewnie masz pewne poczucie wmieszania się w tłum. Łatwiej jest się schować przed oczami szefa i współpracowników i nie zawsze trzeba się odzywać („Oby przetrwać to spotkanie do końca”). Wiadomo, nikt nie chce wyjść na niedoinformowanego lub głupiego w oczach szefów albo klientów. Spotkanie przez internet ma to do siebie, że prelegenci i mówcy są wywoływani. I to stanowi największy stres. Co będzie, jeśli ktoś bardziej doświadczony niż Ty potraktuje Twoje sugestie jako niepoważne, słabe lub nieadekwatne? I to przy tylu oczach i uszach skierowanych wprost na Ciebie!

3) Obawiasz się, że Twoje pomysły na forum okażą się niewartościowe

Jednym z problemów spotkań online jest to, że nie widzisz bezpośrednich reakcji swoich słuchaczy. A taka sytuacja uruchamia wyobraźnię. Gdy kilkanaście lub kilkadziesiąt par oczu i uszu śledzi każdy Twój ruch, waży każde Twoje słowo, nawet najlepsze pomysły spotykają się z wątpliwościami swojego twórcy. To prawie tak, jakby wyjść na środek sceny, aby zdawać na niej ważny egzamin.

Gdy stres przed rozmową online każe milczeć

Bez względu na powód Twojej obawy przed wideokonferencją, wiedz, że większość ludzi ma trudności z zabraniem głosu na forum. Zwykle jest to niezależne od naszego doświadczenia zawodowego, czy osobowości. Nie ma też wpływu to, na jakim etapie swojej kariery się znajdujesz. Jednak znalezienie sposobu, by przełamać strach, ma kluczowe znaczenie dla Twojego sukcesu, a także dla sukcesu Twojego zespołu i Twojej organizacji. Twoja sytuacja zawodowa zależy od Twojego doświadczenia i wiedzy. A jeśli będziesz milczeć, nic się w tej kwestii nie wydarzy pozytywnego, ponieważ Twoje pomysły i propozycje nigdy nie zostaną wzięte pod uwagę. Czy rzeczywiście chcesz patrzeć, jak rozwój lub awans przechodzą Ci koło nosa?

strach przed angielskim

W jaki sposób poradzić sobie z tymi problemami

Chcesz być bardziej produktywnym podczas kolejnych wirtualnych spotkań? Potrzebujesz zmienić sposób myślenia, jeśli chodzi o wypowiadanie się na konferencjach online. W tym celu wprowadź w życie następujące rozwiązania:

1. Wyłącz autocenzurę

Przestań uważać, że Twój pomysł jest niekompletny i dlatego nie warto go przedstawiać. Być może okaże się on dla kogoś inspiracją lub źródłem przełomu dla firmy.

Badania nad autocenzurą pokazują, że ludzie powstrzymują się od zabierania głosu z różnych powodów. Zazwyczaj milczą, ponieważ:

  • boją się ostracyzmu,
  • nie chcą się wstydzić,
  • chcą uniknąć negatywnych komentarzy na swój temat,
  • czują, że mówienie o czymś głośno może wydać się niewłaściwe.

Z tych powodów często nie decydujemy się na podzielenie się swoimi pomysłami. Podczas wirtualnych spotkań, na których jesteśmy ograniczeni czasowo, strach przed podzieleniem się swoim pomysłem może być częstszym zjawiskiem. Prawdopodobnie wystarczyłoby wprowadzić agendę każdego spotkania online, na którym zostałyby określone ramy czasowe poszczególnych wypowiedzi.

Pamiętaj, że niekompletne pomysły nie są niczym negatywnym i w rzeczywistości mogą pomóc Twojemu zespołowi szybciej przejść do realizacji większego celu. To tak jak z wędrówką w górach – czasami wybranie nieznanej, a przy tym nieoczywistej ścieżki da Ci niezapomniane widoki, które przeoczyłbyś, gdybyś szedł utartym szlakiem.

2. Przestań myśleć, że masz za małe doświadczenie

Milczenie nie leży w interesie żadnego zespołu, który do czegoś dąży. Młodzi (wiekiem lub stażem) ludzie często niechętnie dzielą się pomysłami, ponieważ czują, że nie są wystarczająco doświadczeni lub kompetentni. To duży błąd. Nie lekceważ tego, co może wnieść Twoja świeża perspektywa. Być może zupełnie nowe i nieszablonowe podejście do tematu lub problemu wzbogaci proces decyzyjny grupy. Pomyśl o tym w ten sposób, że jeśli nie wyrażasz żadnej opinii, tym samym podejmujesz decyzję o tym, że nie pomagasz firmie.

Wskazówka: Na następne spotkanie online czy wideokonferencję przyjdź z nastawieniem, że każda opinia lub informacja może mieć znaczenie dla powodzenia bieżącego projektu, a nawet całej firmy. Jeśli zajmujesz niższą pozycję w hierarchii firmy i nie masz pewności, jak pozostała część grupy odbierze Twoje pomysły, przygotuj się merytorycznie. Jeśli planujesz nie zgodzić się z jakimś rozwiązaniem lub pomysłem, koniecznie zaproponuj alternatywne rozwiązanie lub konstruktywną krytykę. Trzymaj się tematu spotkania. Unikaj zwrotów i komentarzy, które wskazują na to, że sam nie wierzysz w swoje pomysły („Przepraszam, to może być głupie pytanie…”, „Wiem, że nie wiem zbyt wiele na ten temat, ale…”).

3. Przygotuj się do spotkania

Przejrzyj agendę spotkania i zapytaj przełożonego lub współpracownika, co chciałby, abyś omówił podczas spotkania online. Przygotuj listę myśli i przydatnych informacji. Dale Carnegie w swojej książce „Jak stać się doskonałym mówcą i rozmówcą. Po szczeblach słowa” radzi: „Jak najwięcej dowiedz się na temat, na jaki zamierzasz mówić. Zbierz wszystkie możliwe informacje dotyczące danego zagadnienia. Zapisz pomysły, kluczowe słowa bądź frazy”. Takie podejście do tematu rozwinie wiedzę, ale przede wszystkim podniesie Twoją pewność siebie.

Jeśli jest to spotkanie online po angielsku:

  • Zapisz i przećwicz zdanie otwierające, zwłaszcza jeśli masz trudności z wyartykułowaniem tych myśli na poczekaniu. W każdym wystąpieniu pierwszych kilka sekund jest najważniejszych, jeśli chodzi o budowanie opinii o występującym.
  • Zrób listę przydatnych zwrotów, które naturalnie łączą się z tematyką spotkania.
  • Przygotuj listę branżowych określeń, charakterystycznych dla Twojej branży.

Warto przećwiczyć konwersacje w Twojej tematyce zawodowej, szczególnie jeśli nie będzie to jedyne Twoje spotkanie online po angielsku. Być może w Twoim przypadku potrzebne będzie podszlifowanie business English. Obawa przed mówieniem po angielsku potrafi być onieśmielająca. Jednak pamiętaj, że podobnie jak wiele innych umiejętności, tak i tę można wyćwiczyć.

4. Postaw sobie konkretny, ale niewielki cel

Pewnie nie raz słyszałeś o metodzie małych kroków. Słynne powiedzenie Henry’ego Forda:

„Żadne zadanie nie jest szczególnie trudne, jeśli podzielisz je na mniejsze podzadania”,

świetnie to tłumaczy. Z kolei James Clear w swojej książce „Atomowe nawyki”, przekonuje, że „Każde działanie wymaga pewnej ilości energii. Im więcej jej potrzeba, tym mniejsze prawdopodobieństwo zajścia tego działania”. Miej te wskazówki na uwadze, szykując się do następnej wideokonferencji.

Zacznij od małego, ale konkretnego i wykonalnego celu. Na przykład rzuć sobie wyzwanie, by powiedzieć jedną rzecz podczas pierwszego spotkania online. W ten sposób postęp będzie zauważalny i dobrze wpłynie na Twoją motywację, a ponadto oswoi Cię z występem przed kamerą. Potem będzie już tylko lepiej.

5. Porzuć perfekcjonizm

Jak zapewnia Elizabeth Gilbert „Zrobione jest lepsze niż dobre”. Przypomnij sobie, ile pomysłów bezpowrotnie odłożyłeś na bok, bo nie wydawały Ci się wystarczająco dobre lub w 100% dobre. Porzuć myśl, że musisz mieć kompletny projekt, aby w ogóle wziąć udział w dyskusji podczas wideokonferencji. Inaczej nigdy nie uznasz, że jesteś wystarczająco dobrze przygotowany.

Paul Arden świetnie ujmuje to w swojej książce „Cokolwiek myślisz, pomyśl odwrotnie”: „Zbyt wiele osób poświęca zbyt wiele czasu na doskonalenie czegoś, czego jeszcze nie zrobili. Zamiast marzyć o doskonałości, zacznij od tego, co masz, i pracuj nad tym w trakcie realizacji”. Ta rada przyda Ci się w zasadzie w każdej dziedzinie rozwoju, nie tylko wtedy, gdy przygotowujesz się do spotkania online.

6. Postaraj się wywrzeć dobre pierwsze wrażenie

Pierwsze wrażenie to zaledwie ułamek sekundy, za to jego wpływ może być długotrwały. Często mówi się, że pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz. Brzmi jak coś oczywistego, ale zwróć uwagę na to, że pierwsze wrażenie może wpłynąć na to, czy ludzie:

  • zapamiętają Cię,
  • dadzą Ci szansę prezentacji Twojego pomysłu,
  • kupią coś od Ciebie,
  • a nawet Cię zatrudnią.

Dlatego zadbaj o pierwsze wrażenie, dzięki któremu dodatkowo poczujesz się pewniej w czasie każdego spotkania online.

Dr Carmen Simon, przedsiębiorca z Doliny Krzemowej, neurobiolog kognitywny i znana prelegentka branż związanych ze sprzedażą i marketingiem wymienia 3 elementy wpływające na dobre pierwsze wrażenie:

  1. odbiorcy
  2. treść
  3. sposób przekazu.

Na dwa ostatnie masz wpływ. Dobierz więc właściwą treść, która będzie klarowna dla słuchaczy. Zadbaj o to, jak się prezentujesz, mówiąc. Im bardziej płynne i stabilne są Twoje ruchy, tym pewniejszy siebie się wydajesz. Jeśli Twoje ruchy są gwałtowne, mechaniczne lub wahasz się, ludzie zauważą, że jesteś mniej pewny siebie, a wtedy nie są przekonani do tego, o czym mówisz.

7. Zaakceptuj to, że ludzie będą na Ciebie patrzeć

Dlatego przygotuj odpowiedni strój pasujący do charakteru wideokonferencji. Zwróć też uwagę na inne elementy wyglądu, które mogą Cię krępować lub za bardzo zwracać uwagę uczestników spotkania. Jeśli o to zadbasz, wyeliminujesz jedno potencjalne źródło stresu. Wie o tym m.in. pewien zagraniczny minister, który przed udzieleniem wywiadu online nie zadbał o ubranie od pasa w dół, myśląc, że kamera nie obejmie jego bielizny. Tak się jednak zdarzyło, że kamera nadająca obraz upadła i minister zaprezentował całemu światu swój sekret…

To, że nie zawsze widzimy naszych odbiorców, nie znaczy, że oni nie widzą nas. Nieświadomy tego był pewien radny, który w czasie spotkania jadł w pośpiechu posiłek. Na domiar tego, robił to bardzo nieelegancko. Przyznaj, że człowiek złapany na takiej wpadce, której mógł w prosty sposób uniknąć, traci sporo ze swojego profesjonalizmu.

Wpadki pod postacią niewyciszonego (lub przeciwnie) mikrofonu, zniekształcającej obraz kamery, czy nałożonego filtra ze śmiesznym zwierzakiem, którego nie potrafimy wyłączyć, od czasu do czasu mogą zdarzyć się każdemu. Ważne, żeby świadomie unikać sytuacji, które możemy przewidzieć.

8. Ćwicz mówienie do ludzi

Jesteś przed szczególnie ważnym (lub pierwszym) spotkaniem, na którym masz się wypowiedzieć? Przećwicz wcześniej przedstawianie swoich pomysłów i argumentów z kimś, komu ufasz. Werbalizacja myśli w bezpiecznym środowisku pomoże Ci poczuć się pewniej w prawdziwej sytuacji.

Mówienia do ludzi można się nauczyć, a stres, jaki temu towarzyszy można skutecznie wyeliminować. W swojej pracy coacha językowego spotykam osoby z różnych środowisk i na różnych szczeblach kariery i stopniach awansu. Wszystkich łączy jedna rzecz: potrzeba skutecznego mówienia do ludzi. Kontaktów bezpośrednich w większości zawodów nie można zastąpić wysłanym raz na jakiś czas mailem. Umiejętność skutecznego komunikowania się, bez względu na to, czy chodzi o język ojczysty, czy angielski, to klucz do kontraktów, nowych umów i sposób na dobry awans.

9. Pokaż, że jesteś zaangażowany

Unikaj zamieniania się w posąg podczas rozmowy online. Staraj się używać komunikacji niewerbalnej, aby reagować na to, co ludzie mówią i jednocześnie sygnalizować swoje zaangażowanie. Jeśli spotkanie nie należy do bardzo formalnych, daj kciuk w górę, gdy ktoś podzieli się interesującą myślą. Skiń głową, gdy zgadzasz się z argumentem. Używaj nieprzesadnej mimiki, aby okazać zdziwienie lub zaciekawienie.

Staraj się patrzeć w kamerę, aby dawać znać, że interesujesz się spotkaniem. Nie ma nic gorszego dla prowadzącego spotkanie online niż zajmujący się czymś zupełnie innym uczestnicy. Mowa niewerbalna sprawi, że poczujesz się częścią zespołu, a zabranie głosu na spotkaniu wyda się bardziej naturalne. Jeśli chcesz lepiej komunikować się ze swoimi rozmówcami, koniecznie sprawdź wskazówki w artykule 7 strategii jak zostać lepszym mówcą.

Podsumowanie:

Pandemia, mimo wielu negatywnych stron, pokazała nam, jak dużo mamy możliwości, by móc komunikować się z ludźmi w najodleglejszych zakątkach świata. Praca zdalna zmieniła nasz sposób postrzegania komunikacji, ale też pokazała związane z tym obawy. Możemy prowadzić firmy, używając zaledwie smartfona z podłączeniem do internetu. Jednak nierzadko lęk przed spotkaniami online czy lęk przed wystąpieniami publicznymi zniechęcają nas do pokazania, na co tak naprawdę nas stać.

Warto oswoić ten strach, ponieważ spotkania przed kamerą już na stałe wpisały się w realia pracy zawodowej i nie wygląda na to, aby coś w tej kwestii miało się zmienić. Aby stres przed rozmową online Cię nie paraliżował, a dawał dodatkową możliwość zdobycia doświadczenia i wiedzy, pamiętaj o najważniejszych zasadach:

  1. wyłącz autocenzurę,
  2. przestań myśleć, że masz za małe doświadczenie,
  3. przygotuj się do spotkania,
  4. stosuj metodę małych kroków, wyznaczając sobie konkretne, niewielkie cele,
  5. porzuć perfekcjonizm,
  6. zadbaj o pierwsze wrażenie,
  7. zaakceptuj, że ludzie będą na Ciebie patrzeć,
  8. ćwicz mówienie do ludzi,
  9. pokaż swoje zaangażowanie.

Jeśli odczuwasz potrzebę ćwiczenia wystąpień przed kamerą laptopa, a spotkania online są elementem Twojej pracy zdalnej, mogę Ci pomóc. Pokażę Ci techniki, dzięki którym opanujesz lęk przed Zoomem.  Nauczysz się, jak skutecznie przeprowadzić spotkanie online po angielsku, używając na przykład business English i jak zaprezentować się, aby pozostawić po sobie świetne wrażenie.

„Jeśli chcesz czegoś dokonać, same chęci nie wystarczą. Trzeba dobrze się przygotować, wierzyć w swoje możliwości, pomagać sobie nawzajem i nigdy się nie poddawać”. Richard Branson – „Zaryzykuj – zrób to! Lekcje życia”

Zgodnie z zapowiedzią przygotowałam dla Ciebie listę „pewniaków”, czyli angielskich wyrażeń, które przydają się podczas każdego spotkania online. Miej ja przy sobie, aby móc powtarzać sobie w wolnej chwili i zerknąć do nich w razie potrzeby.

TUTAJ POBIERZ

 

Bibliografia

Leave a Comment

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Facebook
Twitter
LinkedIn
Pinterest
Facebook-f Linkedin Instagram Youtube Tiktok
© 2021 Alicja Kozłowska. Wszelkie prawa zastrzeżone.
Scroll to Top
Przewiń do góry