How to conduct business meetings

Holding business meetings in English

Spotkania biznesowe są codziennością dla pracowników korporacji, biurowych, szefów i wielu innych osób pracujących w biznesie. Od przebiegu danego spotkania może zależeć los całej firmy, dlatego warto dobrze się do niego przygotować. Podstawa do spotkania jest umówienie terminu, co nie zawsze okazuje się łatwe. Napięte grafiki i losowe sytuacje mogą utrudniać komunikację wewnątrz firmy. Gdy już uda nam się dostosować odpowiedni termin, czeka nas największe wyzwanie, czyli poprowadzenie udanego spotkania. Dobra organizacja okazuje się kluczowa, aby wszystkie punkty planu zostały zrealizowane. W tym artykule dowiesz się jak „ogarnąć” spotkanie od początku do końca. Na koniec zapoznaj się ze wskazówkami jak napisać dobry raport ze spotkania.

 

ARRANGING A MEETING

 

Zacznijmy od umówienia spotkania. Posłuchaj rozmowy między pracownikami korporacji Anny i Marka.

NAGRANIE

TRANSKRYPT NAGRANIA

 

A: Hi Mark, as you know, our company is facing a huge undertaking (przedsięwzięcie), namely changing headquarters (siedzibę). I need to discuss something with you.

M: What do you have in mind? Is it urgent (pilne)?

A: Yes, the CEO (prezes) decided to inform employees (pracowników) about this change, and we need to prepare an official statement (oficjalne oświadczenie).

M: I see, as a PR manager (kierownik ds. PR), I can handle that in my department (oddział). It is crucial (kluczowe/istotne) to make a straightforward (prostą) message to avoid assumptions (przypuszczeń/domysłów)

A: Exactly, we don’t plan any redundancies (zwolnienia), although employees can refuse (odmówić) to relocate (przeniesienia) and thus (dlatego/zatem) give up their jobs.

M: When do you want to discuss it?

A: ASAP (jak najszybciej). Are you available tomorrow at 12?

M: I am afraid I can’t make it (nie dam rady) tomorrow. I am attending a conference as a guest speaker (prelegent). How about Wednesday?

A: Give me a second, I must check my calendar (sprawdzić kalendarz). Umm…yes, I am free at 6, is that alright?

M: Okay, then the meeting is fixed (ustalone).

A: Remember that all that I have said is confidential (poufne), do not share any information about relocating!

M: The secret is safe with me, don’t worry!

A: Good, see you on Wednesday!

EXERCISE 1

 

WYSŁUCHAJ NAGRANIE PONOWNIE I UZUPEŁNIJ LUKI

 

A: Hi Mark, as you know our company is facing…………………………., namely changing ………………………… I need to discuss something with you.

M: What do you have in mind? ………………………………?

A: Yes, the CEO decided to inform …………………………. about this change and we need to prepare an official statement.

M: I see, as a ………………………… I can handle that in my department. It is …………….to make a straightforward message to avoid…………………………

A: Exactly, we don’t plan any ………………………., although employees can refuse to relocate and thus ……………………. their jobs.

M: When do you want to…………………………?

A:…………, are you available tomorrow at 12?

M: I am afraid I ………………………tomorrow, I am attending a conference as a……………….  How about Wednesday?

A: Give me a second, I must check my calendar. Umm…yes ……………………….is that alright?

M: Okay, then the meeting is……………….

A: Remember that all that I have said is………………, do not share any information about relocating!

M: The secret is………………………., don’t worry!

A: Good, see you on Wednesday!

TUTAJ ZOBACZ ODPOWIEDZI DO EXERCISE 1

Now let’s chair a meeting! Przeczytaj i WYSŁUCHAJ rozmowę ze spotkania w sprawie strategii marketingowej firmy

 

WYSŁUCHAJ

 

Chair: Good Morning everyone, thank you for coming. As you all know, the purpose (cel) of this meeting is to decide on an effective marketing strategy (efektywna strategia marketingowa) for next year. OK, let’s get started then, shall we? (możemy?) The first thing on the agenda (porządek obrad) is advertising (reklamowanie). You are all aware (świadomi) that the competition (konkurencja) is getting pretty intense (intensywna), and we really need to stand out (wyróżniać się) more than ever. Harry has some ideas. Harry, would you like to get us off the mark? (zacząć?)

Harry: Yes, thank you. My idea is to focus on a social media campaign (skupić na kampanii w social mediach) by reaching well-known influencers (powszechnie znanych influencerów). We have to find a way to target a younger audience (dotrzeć do młodszych odbiorców), teenagers and young adults, and thus social media is the key (kluczem) to that.

Chair: I think this is quite an interesting approach. Would anyone like to comment? (Czy ktoś chciałby skomentować?)

Kate: Yes, I’m not too sure about this idea. If we reach (odezwiemy się do) only popular influencers, it will be fairly too expensive (raczej zbyt drogie) as most of them charge large sums for one post on Instagram. Maybe it would be a better idea to divide our expenses (podzielić nasze wydatki) between top influencers and less-known ones. That way we will target a similar amount of audience and keep our costs low (utrzymać niskie wydatki).

Harry: That’s true, but there are lots of advantages of targeting only trending influencers (popularnych influencerów), they have more audience which is engaged (zaangażowana) in their activity on the media. This means that more people would actually check out (sprawdzić) our product and potentially (potencjalnie) buy it.

Chair:  Thank you. Any other ideas?

Jacob: Giving our budget we could consider (rozważyć) doing a commercial (reklamę) that would be streamed on Instagram, YouTube, and Facebook. That way we could also target the audience (dotrzeć do odbiorców) we need by getting potentially more clicks (kliknięć) on our photos and videos, than by promoting them among a few influencers.

Chair: OK, I think we heard today a lot of great ideas, so in that case, I am going to put them into voting (przedłożyć do głosowania). Who is in favor of (za) Harry’s idea?

Chair: I see four, six, seven votes. All right, who is in favor of Kate’s idea?

Chair: Nine votes. Moving on to our final proposal, who is in favor of Jacob’s proposal?

Chair: Four votes. That means we are going to implement (wdrożyć) Kate’s idea. Any objections? (Jakiś sprzeciw?)

Harry: No, I think it is a better strategy than the one I proposed.

Chair: OK, so now when it’s fixed let’s move on to the budget strategy (strategia budżetowa).

EXERCISE 2

 

Match the expressions to their meaning

 

  1. Chair
  2. Campaign budget
  3. Influencer
  4. Social Media campaign
  5. Target audience
  6. In favor
  • A person or thing that influences another.
  • Marketing effort to reinforce a business goal using one or more social media platforms.
  • The person in charge of a meeting.
  • A particular group at which a product advertisement is aimed.
  • Meeting with approval.
  • Particular’s campaign objective in terms of spend.

TUTAJ ZOBACZ ODPOWIEDZI DO EXERCISE 2

 

Po spotkaniu biznesowym, często należy utworzyć z niego raport. Nie jest to jednak proste zadanie, dlatego przygotowałam dla was kilka przydatnych wskazówek, aby wasze raporty stały się lepsze!

 

WYSŁUCHAJ 

 

LIST KEY INFORMATION

 

Remember to list all the details (wymień wszystkie szczegóły) about the meeting attendants (uczestnicy), specify their roles and mark (zaznacz) the ones who did not attend the meeting. 

PAY ATTENTION TO THE DETAILS

 

Record (zapisz) everything said during the meeting. However, do not copy exactly what attendees said, but feel free (czuj się swobodnie) to mention who took part in which parts of the conversation. Write down the keywords (słowa kluczowe) and all the details you find necessary (konieczne).

 

THE MEETING AGENDA IS YOUR GUIDE

 

In the meeting agenda, you have a list of everything that should be discussed (przedyskutowane) during the meeting. Outlining (zarysowując) the plan in the report can be helpful for the readers to understand what happened and why something was mentioned. There should be also a notice in the report if anything was missing (brakowało) during the meeting.

WRITE OBJECTIVELY

 

Stick to objective language (trzymaj się obiektywnego języka) while writing your report. Save the personal comments for yourself (zachowaj osobiste uwagi dla siebie) and present the events as they were (takie jak były).

DO IT ASAP

 

Do not leave writing up your observations from the meeting until the last minute (na ostatnią chwilę). The sooner you do it, the better. People tend to forget details with time, and that could cause a potential problem (potencjalny problem) for you, as you will not remember who said what. 

Spotkania biznesowe zwykle podlegają pewnej formalnej procedurze. Odbywają się one w określonym porządku, a ich przebieg zwykle jest protokołowany. Powody spotkań biznesowych są różne, ważne jednak, aby odbywały się one w sposób uporządkowany i prowadziły do osiągnięcia celu spotkania. Dzięki zapoznaniu się ze wskazówkami dotyczącymi pisania raportu, powinniście usprawnić swoją pracę i zwrócić uwagę na najważniejsze aspekty spotkań.

Leave a Comment

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Facebook
Twitter
LinkedIn
Pinterest
Scroll to Top
Przewiń do góry